Určitě to všichni znáte. Připravujete se na setkání s klientem, do toho začne vyzvánět telefon, kolega nutně potřebuje vaši pomoc a od rána jste se nenajedli. Připravili jsme pro vás tipy, jak efektivně zorganizovat svůj pracovní čas. Zvyšte svou produktivitu a celkovou výkonnost jednoduše.

Efektivně využívat čas znamená dodržovat určitá pravidla a být maximálně koncentrovaný na svou práci. Začněte tím, že si stanovíte své cíle. Následně je nezbytná analýza trávení vašeho času. Co vám trvá nejdéle? Co by se dalo zvládnout za kratší čas? Identifikujte věci, které vás brzdí a stejně tak ty, které vás posunují vpřed.

Nastavení priorit a seznamu TO-DO

Všechny úkoly by měly být zapsané na jednom místě. Důležitý je seznam úkolů nejen vytvořit, ale také používat. Úkoly na jednom místě vám dovolí systematicky plnit vše, co potřebujete. Budete mít přehled, co jste již zvládli a větší motivaci k plnění dalších cílů. Každá myšlenka na seznamu úkolů má mít svoji prioritu. Rozumný je dělit jich na:

• nejvyšší důležitost,
• střední důležitost,
• úlohy, které počkají.

Kromě priority, zkuste přiřadit i odhadovanou dobu, kterou vám vypracování jednotlivých úkolů zabere. Budete mít lepší představu, co za den skutečně stihnete.

Organizace práce

Vždy si připravte své povinnosti předem. Někdy si ani neuvědomíte, kolik času strávíte hledáním dokumentů, komunikací s týmem a upřesňováním detailů. Mějte věci pohromadě, vytvořte v nich systém a řád. Na komunikaci s týmem, zadávání a delegování úloh nejlépe slouží projektové nástroje, např. Asana nebo Trello. Získáte tím přehled nejen o svém seznamu a splněných úkolech, ale také o plnění delegovaných činnostech.

Během dne nastane mnoho situací, které můžete využít k plnění menších úkolů. Cestujete do práce? Využívejte čas na rychlou kontrolu e-mailů. Při obědě si dohodněte schůzku s obchodním partnerem a během čekání na úřadech vyřiďte telefonáty. Tyto maličkosti pomohou vaší produktivitě.

Prokrastinace a koncentrace

Pokud chcete předcházet prokrastinování, snažte se pracovat tam, kde jste nejméně rozptýlený, a kde máte prostor pro plné soustředění se na svůj vlastní to-do listu. Neustále vyrušování a oddělení činností má negativní vliv na produktivitu.

Největším nepřítelem produktivity je míra koncentrace, proto je potřeba soustředit se pouze na jednu věc a dát tomu všechno. Pokud vás denně otravují notifikace a telefonáty, efektivita vašeho výkonu nikdy nebude 100%. Jednoduše všechno vypněte.

Co vám usnadní práci?

Worklife balance

Zdravá strava, dostatek spánku, pitný režim a čas pro sebe a rodinu má pozitivní vliv na produktivitu a pracovní výkon. Svůj život byste určitě neměli strávit celý v práci.

Technologie

Díky technologickému rozvoji toho dokážete udělat mnohem více za méně času. Používejte projektové nástroje, mobilní a webové aplikace, které vám ulehčí život.